การสรุปรายงานการประชุม กลายเป็นงานยากเย็นสำหรับบางคน เพราะคนทำรายงานการประชุม ไม่ได้เชี่ยวชาญในเรื่องที่ได้ประชุมกันเท่ากับผู้เข้าร่วมประชุม คนสรุปไม่ใช่คนอภิปราย ถ้าประธานที่ประชุมกลายเป็นผู้อภิปรายไปด้วยยิ่งไปกันใหญ่ เพราะคนทำรายงานการประชุมเดาได้ยากว่าตรงไหนเป็นข้อสรุป ตรงไหนเป็นคำอภิปรายให้ความเห็นในวาระนั้น
บ้านเราส่วนใหญ่แล้ว คนเก่าที่รู้เรื่องดี ชอบยกหน้าที่นี้ให้กับคนใหม่ที่เพิ่งเข้ามาทำงานไม่นาน ศัพท์แสงในวงการที่ประชุมกันก็ยังไม่แม่น เลยบันทึกและสรุปรายงานการประชุมมั่วไปหมด
การประชุมครั้งต่อไปเสียเวลาไปกับการทบทวนรายงานการประชุมที่ไม่ค่อยจะไปในทางเดียวกับที่ได้ประชุมกันมา จนเหมือนกับประชุมเรื่องเดิมใหม่อีกรอบ
ในบ้านเมืองที่เจริญก้าวหน้า เขาใช้คนเดียว สรุปเป็นรายงานการประชุมได้ภายในไม่กี่นาที แต่บ้านเราใช้เป็นองค์คณะ จดกันสามสี่คน แล้วก็ใช้อีกหลายวันกว่าจะได้รายงานการประชุมออกมา การบันทึกและจัดทำรายงานการประชุมกลายเป็นงานหลักที่ใช้ทั้งแรงงานและเวลามากมายในหลายองค์กร
คนบันทึกการประชุม ต้องมีความรอบรู้ในเรื่องที่ประชุมอย่างเพียงพอ ซึ่งเพียงพอไม่ได้หมายถึงต้องรู้ทุกเรื่องเท่ากับคนที่ประชุมกันอยู่ แต่อย่างน้อยที่สุดต้องเข้าใจบริบทของเรื่องที่ประชุมกันเป็นอย่างดี สามารถแยกแยะได้ว่าใครพูดอะไรที่อยู่ในประเด็นภายใต้บริบทนั้น ใครออกไปนอกวงแล้ว เพื่อจะได้บันทึกเฉพาะในสาระที่อยู่ภายใต้บริบทของการประชุมนั้นได้
ถ้ารอบรู้ไม่พอ เป็นมือใหม่ในวงการ ก่อนนี้ก็มักอาศัยการบันทึกเสียงที่ประชุมกัน มาถอดเป็นสาระสำคัญของการประชุม ปัจจุบันที่มีการใช้การประชุมออนไลน์ ก็เลยบันทึกทั้งภาพทั้งเสียง แต่การสรุปสาระก็ยังทำด้วยตัวเองเหมือนเดิม
ทำงานไปกี่ปีก็ยังทำแบบเดิมเพื่อจัดทำรายงานการประชุม การประชุมเป็นเรียลไทม์แต่การจัดทำรายงานการประชุมไม่เรียลไทม์ตามไปด้วย
Generative AI อาจช่วยทำให้ทั้งการประชุมและการจัดทำรายงานการประชุมเกิดขึ้นในเวลาใกล้เคียงกัน ประชุมกันเสร็จ ก็สามารถรับรองรายงานการประชุมได้เลย เพียงแต่ต้องฉลาดเลือก AI ให้เหมาะกับการประชุมตามแบบธรรมเนียมของแต่ละองค์กร
ถ้าต้องละเอียดกันขนาดบอกได้ว่าใครพูดอะไรไว้ ก็ต้องใช้แอปตัวหนึ่ง ถ้าเน้นการสรุปสาระสำคัญก็ต้องเลือกแอปอีกตัวหนึ่ง ดังนั้น
ถ้าอยากลดภาระในการบันทึกและจัดทำรายงานการประชุม อยากลดเวลาที่ต้องใช้ฝึกทักษะการจับประเด็นที่ได้จากการประชุม อยากลดเวลาฝึกทักษะในการเขียนรายงานการประชุมที่ได้สาระสำคัญครบถ้วน โดยไม่ยืดยาวจนอ่านกันไม่ไหว
พอได้ข้อความที่ AI ถอดความมาให้โดยอัตโนมัติ แทบจะพร้อมๆ กับการประชุม ถ้ามีฝีมือในการสรุปประเด็นได้ดีพอ ก็จะสามารถสรุปเป็นรายงานการประชุมได้แทบจะทันทีที่การประชุมเสร็จสิ้น เลือกแอปที่รองรับภาษาไทยได้ดี ถอดความแล้วผิดพลาดน้อยๆ
ถ้าจะใช้ AI ช่วยการประชุม หากเน้นแค่ให้ช่วยทำรายงานการประชุม ตามหนทางนี้ แทบทุกการประชุมสามารถกระทำได้อย่างแน่นอน ถ้าพอมีบุคลากรที่พอจะรู้เรื่องไอทีอยู่บ้าง
ให้ลองศึกษาแอปที่ใช้ AI ช่วยในการประชุมดูก่อนว่า แอปใดจะเหมาะการรูปแบบการประชุมของเรา บางแอปทำแค่ถอดเสียงจากการประชุมออกมาเป็นข้อความในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่นำไปทำอะไรได้อีกหลายอย่าง บางแอปเก่งถึงขนาดแยกแยะให้ด้วยว่าใครเป็นคนพูดเรื่องนั้น
ที่ก้าวไกลไปกว่านั้น คือ ใช้ AI มาช่วยจัดทำรายการที่ต้องกระทำตามมติที่เกิดขึ้นในการประชุมนั้น บอกว่าใครต้องทำอะไร ภายในกรอบเวลาใดที่ตกลงกันไว้ ประชุมแล้วต้องทำ ประชุมอย่างเดียว งานไม่มีวันเกิดขึ้น แต่ไม่ใช่ AI มากำหนดให้เอง AI เพียงแต่สรุปรายการที่ต้องทำให้จากที่ตกลงกันไว้เท่านั้น
ถ้าใช้ AI มาช่วยสรุปรายงานการประชุมไปสักห้าหกครั้ง แอปบางตัวจะช่วยวิเคราะห์ให้อีกว่าที่ประชุมกันไปนั้น เรื่องที่ประชุมกันบ่อยๆ เป็นเรื่องใด ใครให้ความเห็นเรื่องใดมากน้อยแค่ไหน ใครมาประชุมแต่แทบไม่ได้ให้ความเห็นอะไรเลย ใช้เป็นมาตรวัดผลิตภาพของการประชุมได้อีกด้วย
อย่างไรก็ตาม ถ้าคนประชุมให้ความเห็นไม่เป็นเรื่องเป็นราว ไม่ว่า AI จะเก่งแค่ไหน AI ก็ช่วยอะไรไม่ได้
แหล่งข้อมูล
https://www.bangkokbiznews.com/blogs/tech/innovation/1129471