改善 หมายถึง กลยุทธ์การบริหารงานแบบญี่ปุ่นรูปแบบหนึ่ง Kaizen ในภาษาญี่ปุ่น แปลว่า การปรับปรุง หรือ Improvement
Kaizen เป็นแนวคิดสำหรับการบริหารการจัดการที่มีประสิทธิผล มุ่งปรับปรุงวิธีการส่วนร่วมของบุคลากรในองค์กร เพื่อร่วมกันหาแนวทางปรับปรุงวิธีการทำงานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง
Kai = ต่อเนื่อง
Zen = เปลี่ยนแปลง, ทำให้ดีขึ้น
แนวคิด Kaizen
Kaizen คือระบบการรายงานผลการปฏิบัติกิจกรรมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เน้นการปรับปรุงวิธีการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน ความสำคัญคือ การเขียนรายงานผลการปรับปรุง ในรายงานผลการ Kaizen เพื่อหาข้อปรับปรุงต่อไป
ดังนั้น Kaizen คือการที่บุคคล หรือกลุ่มบุคคล นำเสนอข้อเสนอแนะ หรือ Suggestion หรือความคิดสร้างสรรค์ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ในการนำไปใช้แก้ไขปรับปรุงสิ่งที่บกพร่องขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ ผ่านกระบวนการที่วางไว้
Kaizen จึงเป็นแนวคิดที่นำมาใช้ในการบริหารการจัดการได้อย่างมีประสิทธิผล เน้นการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน เพื่อร่วมกันแสวงหาแนวทางใหม่ๆ ในการปรับปรุงวิธีการทำงาน และสภาพแวดล้อมในที่ทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ
หัวใจสำคัญของ Kaizen คือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องไม่มีที่สิ้นสุด หรือ Continuous Improvement
ในประเทศไทย ส่วนใหญ่มักคุ้นเคยกับคำว่า Kaizen ในโรงงานอุตสาหกรรม ในความเป็นจริงแล้ว สถาบันการศึกษาก็สามารถทำ Kaizen ได้
การทำ Kaizen ในสถานศึกษา เริ่มตั้งแต่ ผู้บริหารสถานศึกษา ครู คณะกรรมการสถานศึกษา นักเรียน ผู้ปกครอง
หัวใจสำคัญของการทำ Kaizen ในสถานศึกษา ก็คือ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ และพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ส่งเสริมการทำงานแบบมีส่วนร่วม
เช่น การทำ 5W1H มาประยุกต์ใช้เพื่อทำ Kaizen ในสถานศึกษา 5W1H ประกอบด้วย Who, What, Where, When, Why และ How
กระบวนการทำ Kaizen ในสถานศึกษา
1.ครูต้องชี้ให้นักเรียนมองหาความสูญเสียต่างๆ ที่อยู่รอบตัว
เช่น วิธีการเปิด-ปิด Switch ไฟ หากนักเรียนไม่ทราบว่า Switch ไฟอันไหน นักเรียนต้องทดลองเปิด-ปิด Switch ไฟทุกอัน ทำให้เสียเวลา และ Switch ไฟเสื่อมเร็วขึ้น วัดเพียงนักเรียน 1 คน หากนักเรียน 30 คน ก็คูณ 30 เข้าไป จะเกิดความสูญเสียมาก ทั้งเวลา และอุปกรณ์เสื่อมสภาพรวดเร็วกว่าที่ควรเป็น
หรือการเสิร์ฟน้ำให้กับวิทยากร ถ้าวิทยากรมา 5 นักเรียนถือแก้วน้ำมามือละ 1 ใบ นักเรียนต้องเดิน 3 รอบ จึงจะเสิร์ฟน้ำครบ ทำให้เสียเวลา และเสียแรงงาน หากนักเรียนใช้ถาดเพื่อนำแก้วทั้ง 5 ใบมาเสิร์ฟพร้อมกัน นักเรียนก็จะเดินเพียง 1 รอบ นี่คือตัวอย่างแนวทางการปรับปรุงสไตล์ Kaizen
2.ครูต้องสร้างความตระหนักถึงสิ่งผิดปกติที่เกิดขึ้นให้นักเรียนทราบ
เช่น นักเรียนเข้าแถวรอซื้อก๋วยเตี๋ยวที่โรงอาหาร แถวยาวมากตอนพักกลางวัน เพราะแม่ค้าไม่มีระบบการทำงานที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คิดว่าเป็นเรื่องปกติ และเคยชิน ในทางกลับกัน หากแม่ค้าคิดว่านักเรียนรอนานนั้นเป็นเรื่องไม่ปกติ แม่ค้าจะคิดหาวิธีปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น เช่น ย้ายจุดวางวัตถุดิบที่ลวกต่อกันให้มาเรียงอยู่ด้วยกัน ย้ายจุดวางชาม หรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการปรุงก๋วยเตี๋ยวให้เป็นระเบียบ ลดไลน์งานที่ช้า และสูญเปล่า เป็นต้น
3.ครูต้องสอนให้นักเรียนค้นหาจุดที่ควรปรับปรุงผ่านการวิเคราะห์ขั้นตอนเพื่อตรวจดู Flow ข้อมูล
ครูควรกระตุ้นให้นักเรียนหาจุดที่ควรปรับปรุง จากการสังเกตความสูญเสียด้วยตาเปล่า แล้วนำมาตั้งคำถามโดยใช้เทคนิค 5W/1H และ Why-Why เพื่อหาจุดที่ควรปรับปรุงที่เกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานอย่างเร่งด่วน
ตัวอย่างกิจกรรม
ครูมอบหมายงานให้นักเรียนทบทวน ว่าในชีวิตประจำวัน มีปัญหาอะไรที่ทำให้เสียเวลาการดำเนินชีวิต มีสิ่งที่อยากทำให้ดีขึ้น จากนั้น ให้ครูแจก Kaizen Report ให้นักเรียนนำกลับบ้านไปสำรวจปัญหา หรือจุดที่อยากแก้ อยากพัฒนา โดยให้นักเรียนเขียนสิ่งที่เป็นปัญหา, สิ่งที่เป็นอุปสรรค และสิ่งที่อยากแก้ไข พร้อมวาดรูปสิ่งที่อยากแก้ไข
จากนั้น นักเรียนกลับไปบ้าน เพื่อวิเคราะห์จุดปัญหา ว่ามีแนวทางในการแก้ไขให้ดีขึ้นด้วยวิธีใดบ้าง โดยเลือกวิธีที่ดีที่สุดมา และเขียนลงในช่อง “จุดไคเซ็น” และลงมือแก้ปัญหาตามที่วิเคราะห์ออกมา เมื่อสำเร็จ ให้ถ่ายรูปสิ่งที่สามารถแก้ไข หรือพัฒนาปรับปรุงได้แล้วลงในช่อง “จุดไคเซ็น”
จะเห็นได้ว่า จุดที่ต้องการพัฒนาของแต่ละคน จะใช้เวลาแก้ไข หรือพัฒนาไม่เท่ากัน ครูควรให้เวลานักเรียน 2 สัปดาห์ในการสำรวจสิ่งที่ต้องการพัฒนา รวมถึงเวลาสำหรับการวิเคราะห์การแก้ไข และเวลาในการปฏิบัติ เมื่อครบกำหนดแล้ว เมื่อนักเรียนนำมาส่ง ให้นักเรียนรายงานสิ่งที่ตนเองพัฒนาได้แล้วแชร์ให้เพื่อนๆ ฟัง พร้อมแสดง Kaizen Report ให้เพื่อนๆ ดู
บทสรุป
การทำ Kaizen ในสถานศึกษา ทำให้ผู้บริหารสถานศึกษา ครู คณะกรรมการสถานศึกษา นักเรียน ผู้ปกครองมีความเข้าใจว่างานที่ทำอยู่คืออะไร ใครเป็นคนทำ ทำที่ไหน ทำเมื่อไหร่ ทำทําไม ทำอย่างไร ตามวงจร PDCA คือ การร่วมกันวางแผน (Planning) ร่วมกันปฏิบัติตามแผน (Doing) ร่วมกันตรวจสอบ (Checking) ร่วมกันปรับปรุง (Action)
ซึ่งการทำ Kaizen ในสถานศึกษาเป็นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้การทำงานง่ายขึ้นอย่างค่อยเป็นค่อยไป และส่งผลให้งานมีคุณภาพมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยการใช้เครื่องมือในการค้นหาสาเหตุของปัญหาแบบ 5W1H ประกอบด้วย What, Who, Where, When, Why และ How และวิธีการปรับปรุงงานแบบ ECRS หมายถึง E=Eliminate: การกำจัดกิจกรรมที่ไม่จำเป็นออก C=Combine: หรือการรวมขั้นตอนการทำงานเข้าไว้ด้วยกัน R=Rearrange: การจัดลำดับงานใหม่ให้เหมาะสม S=Simplify: ปรับปรุงวิธีการทำงาน หรือสร้างอุปกรณ์ช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น
แหล่งข้อมูล